Aranio, Permudah Akses Data dan Penyusunan Laporan

Oleh : DR. Ridwan Sya’rani, M.Si

Pemerintah Indonesia telah mengeluarkan berbagai peraturan perundang-undangan yang menetapkan bahwa pelayanan publik harus memberikan pelayanan yang berkualitas, cepat, tepat, akurat, mudah diakses, dan terjangkau.

Pelayanan administrasi kecamatan juga termasuk dalam standar pelayanan minimal yang harus dipenuhi. Masih banyak kendala dalam pelayanan administrasi kecamatan, seperti proses administrasi yang lambat, tidak transparan, tidak akurat, dan kurang efisien.

Urusan internal kecamatan merupakan ruang lingkup sekretariat kecamatan yang dipimpin oleh seorang Sekretaris Kecamatan.  

Tugas Sekretaris Kecamatan secara garis besar adalah mengoordinasikan, membina dan mengendalikan  penyusunan rencana dan program, pengelolaan keuangan, penyelenggaraan urusan umum dan kepegawaian.

Salah satu kewajiban yang harus dipenuhi oleh  sekretariat kecamatan adalah terkait dengan fungsi perencanaan, keuangan, aset dan kepegawaian, yaitu secara berkala melaporkan beragam laporan kegiatan yang diperlukan oleh unit kerja stakeholder.  

Beberapa di antaranya berhubungan dengan kelancaran hak pegawai berupa tambahan penghasilan pegawai di lingkungan Pemerintah Kabupaten Banjar, yaitu harus terpenuhinya dokumen-dokumen seperti adalah Perjanjian Kinerja, Laporan Keuangan, Laporan Aset, Indeks Kepatuhan dan Kinerja Intern (IKKI), Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja (Renja) .

Masalah yang terjadi adalah seringkali proses pembuatan laporan kegiatan tidak efisien, hal tersebut dikarenakan selain kurangnya sumber daya manusia yang mengerjakan laporan, juga database di Kecamatan yang masih menggunakan sistem manual.  

Di saat ada unit kerja lain yang berkepentingan yang memerlukan data atau laporan, perlu waktu untuk mengumpulkan data yang diperlukan. Konsisi data di kecamatan yang masih belum terpusat, terpisah secara parsial di seksi pengelola data teknis dimaksud.

Hal tersebut mengakibatkan laporan yang disampaikan kadangkala tidak sempurna, yang berimbas pada kurang baiknya kinerja sekretariat kecamatan selaku pengelola data dan laporan.  

Beberapa  laporan tersebut juga dalam rangka pemenuhan Indeks Kepatuhan dan Kinerja Intern (IKKI) sebagai Sasaran Program dalam Perjanjian Kinerja sekaligus tolok ukur indikator kinerja utama Sekretaris Kecamatan.  Oleh karena itu diperlukan cara untuk membuat sistem pelaporan kegiatan lebih efisien.

Adanya inovasi berupa akselerasi pelaporan intra organisasi ini akan memudahkan sekretariat kecamatan dalam menyusun laporan dan mempermudah akses terhadap data terkait di kecamatan dan pemenuhan data dari unit kerja stakeholder sehingga proses pelaporan lebih efisien, lebih cepat, mudah, dan transparan.

Dengan menggunakan akselerasi pelaporan intra organisasi, kelengkapan data dan penerbitan dokumen pelaporan serta kordinasi antar seksi dan sub bagian diharapkan akan meningkatkan kualitas pelayanan, efisiensi dan efektivitas dalam penyediaan dana dan pelaporan, serta meningkatkan kepuasan dan kepercayaan stakeholder terhadap pemerintah di Kecamatan Aranio.   

Inovasi yang diberi nama ARANIO sebagai akronim dari Akselerasi Laporan Intra Organisasi  (ARANIO) yang dilaksanakan pada Kecamatan Aranio Kabupaten Banjar, adalah aksi perubahan kinerja yang merupakan bagian utama dari proses Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan III yang diikuti oleh Sekretaris Kecamatan Aranio.

Pelatihan itu sendiri dilaksanakan di BKPSDM Kabupaten Banjar bekerjasama dengan BPSDMD Provinsi Kalimantan Selatan dengan pola fasilitasi.

Secara garis besar inovasi dan novelty yang akan dikembangkan adalah integrasi basis data di kecamatan dengan template laporan yang diperlukan oleh stakeholder.   

Kemudian berdasarkan milestone yang disusun Sekretaris Kecamatan Aranio selaku project leader, kegiatan implementasi aksi perubahan kinerja ini berlangsung sejak masa persiapan di pertengahan bulan Agustus sampai pada proses implementasi dan seminar akhir di minggu pertama Oktober 2023.

Hasil dari penerapan jangka panjang dari inovasi ini nantinya diharapkan bisa diterapkan di seluruh kecamatan di Kabupaten Banjar dan memberi manfaat membantu meningkatkan kualitas dan efisiensi pelaporan kegiatan yang efisien dan handal untuk mencapai tujuan pembangunan yang lebih baik serta memberikan kemudahan dalam penyediaan laporan kegiatan efektif dan efisien bagi stakeholder terkait.